GDPR

SoS behandling av personuppgifter

Alla personuppgifter behandlas i enlighet med den vid varje tillfälle gällande lagstiftningen. Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). På Datainspektionens webbplats kan du läsa mer om förordningen:
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen

Villkor för medlemskap

Som medlem i SoS – styrelseledamot, kanslist, förare, instruktör, kommittémedlem eller stödmedlem – godkänner du att SoS sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att SoS ska kunna verka i enlighet med SoS:s syfte och mål, vilka framgår av SoS:s stadgar. Vid anmälan till olika aktiviteter kan du behöva styrka att du har läst och tagit del av SoS:s information kring lagring av personuppgifter.

Enligt dataskyddsförordningen behöver SoS informera dig som medlem om att vi lagrar dina personuppgifter.

Varför  lagrar vi personuppgifter

SoS lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du att SoS lagrar och behandlar dessa, dels med fullgörande av avtal och dels med SoS:s berättigade intresse som rättslig grund. I samband med SoS:s aktiviteter, till exempel vid tester, träning, läger, examination, årsprov, årsmöte och så vidare, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär och utvärderingar. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt.

De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister.

Vi använder dina lagrade personuppgifter för att kunna hantera dina kopplingar till SoS-organisationen såsom utskick och kontakt inom organisationen. Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med medlem, deltagare eller förtroendevald i olika sammanhang.

Hälsorelaterade uppgifter hanteras så att endast kansli och styrelse och involverade instruktörer får informationen. Så snart syftet med informationen inte längre är relevant tas den bort av berörd part. Till exempel tar styrelseledamöter bort uppgifterna så snart beslut tagits.

Uppgifterna används även av organisationen och dess samarbetspartners för sammanställning av statistik avseende hund och hundägande, forskning, medlemsvärvning, hälsoenkäter och annat som kan vara i organisationens intresse, då i avidentifierat format.

Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten.

När lagrar vi personuppgifter

SoS lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap, vid tester, träning, läger, examination, årsprov, årsmöte. När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar uppgifterna.

Vilka personuppgifter lagrar vi

De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap, vid tester, träning, läger, examination, årsprov och årsmöte. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar.

De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar. SoS hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig eller uppgifter lämnade av dig tidigare.

De uppgifter vi behöver är namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Personnumret är även en förutsättning för att kunna säkerställa rätt identitet. Vi gör regelbundna uppdateringar av personnummer och postadresser.

På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen

Vi lagrar personuppgifter på våra servrar, i molntjänster och i arkiv (fysisk pappersdokumentation). De lagrade uppgifterna nås av behörig personal, styrelsemedlemmar, instruktörer med flera. Varje register har sin särskilda behörighetsnivå. Vi lagrar även personuppgifter på SoS:s webbplats.

Hur länge lagrar vi personuppgifter

SoS lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i SoS:s
register. Lagringstiden varierar. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast två år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i styrelseprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Bokföringsmaterial sparas sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.
Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften.

Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet

Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna.

Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Undantag vid utgivningsbevis

Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis.

Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller i den mån det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet. SoS innehar ett utgivningsbevis.

Revidering av denna text

Vid olika förändringar som rör och påverkar SoS och SoS:s verksamhet kan denna text behövas revideras. SoS:s verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut.

När förändringar sker som medför att SoS behöver anpassa SoS:s hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

Kontakt med SoS

Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta SoS:s kansli. Där kan du också begära utdrag och rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas.

Du har alltid rätt att stoppa SoS:s lagring och behandling av dina personuppgifter såvida SoS:s intressen inte väger tyngre än din önskan om radering. Om du vill få dina uppgifter raderade ska du lämna din begäran skriftligen och personligt undertecknad till adressen nedan.

Du har enligt dataskyddsförordningen även rätt att årligen få ett utdrag av de uppgifter SoS har registrerade om dig. En sådan begäran ska vara personligt undertecknad och insändas skriftligen till:

Svenska Service- och Signalhundsförbundets kansli
c/o Ekdahl
Skrivarevägen 5
284 34 Perstorp

Anser du att SoS hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du klaga till Datainspektionen.

Reviderad 2018-05-25